Образец Письма Обращения к Директору

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой образец Письма Обращения к Директору. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

На умение вести себя мы тратим три четверти нашей жизни. Дипломатический этикет и современный протокол. В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования.

Образец Письма Обращения к Директору

При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы. Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал.

Поэтому полученные письма надо читать. Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя. Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому».

Образец Письма Обращения к Директору

Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо.

Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях.

Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели. Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда. Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них.

Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого. Не стоит оставлять это образец Письма Обращения к Директору пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской. Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие». Не используйте напрасно «высокая» важность!

Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая». Начните с приветствия, это вежливо.

Говорите с человеком на одном языке. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

Заключение

ЧТО ИМЕННО требуется от получателя. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат.

Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме.

Ответ на просьбу или задачу «Сделаем! Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.

Скачать

Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты. Подпись не должна превышать 5-6 строк.