Журнал Учета Исходящих Документов образец

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации журнал Учета Исходящих Документов образец документов, приказов и др.

Журнал Учета Исходящих Документов образец

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Авторский анализ на «Журнал Учета Исходящих Документов образец»

  • Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.
  • Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации.
  • Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики?
  • Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется.

Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте.

У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было 24. Новую книгу начинать с 25 или с 1 номера?

Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с 25. В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера.

Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий? Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у журнал Учета Исходящих Документов образец должен быть свой номер.

1 том «забит» под завязку, соответственно заводим 2 том. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более 250 л. В таком случае мы отсчитываем в 1 томе 250 листов а лишку «переносим» в том 2?

В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в 250 л. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, 280 листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.

Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку.

Информация

У нас по номенклатуре 2016 есть журнал регистрации ком. 2017 мы его можем исключить? Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

695 з Перечня 2010 г. Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз.

Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. А то получается требуя сейчас 2 экз.

Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению. Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?

К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. 258 а Перечня 2010 года журналы регистрации приказов по основной деятельности хранятся постоянно.