Обязанности Руководителя Тендерного Отдела

Картинка

Добавил: admin
Формат файла: RAR
Оценка пользователей: Рейтинг (4,9 из 5)
Дата добавления: 01.04.2018
Скачиваний: 2747 раз(а)
Проверен Dr.Web: Вирусов нет

Скачать

Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders — Тендеровики. Если у Вас есть регистрация в других обязанности Руководителя Тендерного Отдела сетях или аккаунт OpenID, то Вы можете войти на сайт без регистрации. За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от  откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные  торги.

Как следствие, появились и сотрудники, которые  специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами.

Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей .

Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения. Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде. Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам.

Авторский ликбез на «Обязанности Руководителя Тендерного Отдела»

  • Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки.
  • Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
  • Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу.
  • Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
  • Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях.

Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании. В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот —  одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек.

В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой. Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс  в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

Полная рецензия

Проблемы в работе тендерного отдела. Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах. Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем обязанности Руководителя Тендерного Отдела в режиме реального времени.

Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке. Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы.

Обязанности Руководителя Тендерного Отдела

Загрузка

Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж.

Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с  закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент. Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище. Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Скачать

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер. Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы. Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль. Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом.

Отчеты могут содержать, как числовые данные, так и графические. Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности  выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств, позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности. Поделитесь информацией по госзакупкам с Вашими коллегами и друзьями в любимой соцсети! Нажмите на соответствующую кнопку ниже.